دبیرخانه
مسئول واحد: معصومه جوادی
شرح وظایف
- ثبت مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در برنامه اتوماسیون اداری
- تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها
- تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز جهت ارائه به مقام مافوق
- دریافت و اعلام وصول نامه هایی که از ادارات و سایر واحدها به مرکز ارسال میگردد
- پیگیری انجام امور مربوط به صدور مکاتبات پزشک قانونی و سایر ارگانها با هماهنگی واحد پذیرش و مدارک پزشکی بیمارستان
- ارجاع نامه به گیرنده آن دربرنامه اتوماسیون اداری
- پرینت نامه و ارسال آن به گیرندگانی که دارای برنامه اتوماسیون اداری نمی باشند
- اسکن نمودن کلیه نامه های وارده (خارج از واحد دانشگاه )و ثبت و شماره گذاری آنها
- پرینت نامه های ارسالی به واحد های خارج از سازمان از جمله بانک ها و بیمه ها و ممهور نمودن آنها
- ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه
- بایگانی کلیه نامه ها دربرنامه اتوماسیون اداری
- تایپ نامه ها ی محرمانه در فایل جداگانه
- تهیه و تنظیم دعوت به کمیته ها و ارجاع صورتجلسات به اعضاء
- ثبت و شماره وتاریخ گذاری مرخصی روزانه در دفتر اندیکس و مرخصی های استعلاجی در اتوماسیون
- بایگانی اصولی نامه ها
- انجام سایر امور محوله طبق نظر مافوق