دبیرخانه

مسئول واحد: معصومه جوادی

مدرک تحصیلی : کارشناس ادبیات فارسی

شرح وظایف

•  ثبت مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در برنامه اتوماسیون اداری
• تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها
•  تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز جهت ارائه به مقام  مافوق
• دریافت و اعلام وصول نامه هایی که از ادارات و سایر واحدها به مرکز ارسال میگردد
• پیگیری انجام امور مربوط به صدور مکاتبات پزشک قانونی و سایر ارگانها با هماهنگی واحد پذیرش و مدارک پزشکی بیمارستان
• ارجاع نامه به گیرنده آن دربرنامه اتوماسیون اداری
•  پرینت نامه و ارسال آن به گیرندگانی که دارای برنامه اتوماسیون اداری نمی باشند
• اسکن نمودن کلیه نامه های وارده (خارج از واحد دانشگاه )و ثبت و شماره گذاری آنها
• پرینت نامه های ارسالی به واحد های خارج از سازمان از جمله بانک ها و بیمه ها و ممهور نمودن آنها
• ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه
• بایگانی کلیه نامه ها دربرنامه اتوماسیون اداری
• تایپ نامه ها ی محرمانه در فایل جداگانه
• تهیه و تنظیم دعوت به کمیته ها و ارجاع صورتجلسات به اعضاء
• ثبت و شماره وتاریخ گذاری مرخصی روزانه در دفتر اندیکس و مرخصی های استعلاجی در اتوماسیون
• بایگانی اصولی نامه ها
• انجام سایر امور محوله طبق نظر مافوق